Muster Vorlagen zum Anfordern eines Arbeitszeugnisses

Arbeitszeugnis anfordern

Fristen und Muster zum korrekten Anfordern von Arbeitszeugnissen

Hier erfährst du alles darüber welche Fristen du einhalten solltest wenn du dein Arbeitszeugnis vom Arbeitgeber anforderst und was du tun kannst wenn deiner Aufforderung nicht nachgekommen wird. Zusätzlich bieten wir dir Mustervorlagen zum kostenlosen Download, damit du dein Arbeitszeugnis einfach zusammen mit der Kündigung oder separat anfordern kannst.

Wichtig zu wissen ist, dass der Arbeitnehmer das Zeugnis aktiv beim Arbeitgeber einfordern muss. In §630 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist die Pflicht des Arbeitgebers zur Ausstellung eines Arbeitszeugnisses festgehalten. Nach §109 der Gewerberordnung hat der Arbeitnehmer die Wahl zwischen einem einfachen Zeugnis mit Angabe über Art und Dauer der Tätigkeit oder einem qualifizierten Arbeitszeugnis mit zusätzlichen Angaben über Leistung und Verhalten. Der Anspruch ist dabei unabhängig von der Art und Dauer der Beschäftigung. Jedoch muss das Recht auf ein schriftliches Arbeitszeugnis aktiv seitens des Arbeitnehmers eingefordert werden.


Welche Fristen du kennen solltest

Das Wortpaar "Arbeitszeugnis Frist" findet sich regelmäßig wenn es um die Austellung eines Zeugnisses geht. Die einzuhaltenden Fristen richten sich nach der Art des Zeugnisses. Da bei einem einfachen Zeugnis lediglich die Tätigkeiten aufgeführt werden, kann ein solches Zeugnis solange verlangt werden, wie das Unternehmen Unterlagen darüber vorliegen hat. Dies kann also mehrere Jahre umfassen

Bei den Fristen für qualifizierte Arbeitszeugnisse sind der Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, gesetzliche Vorgaben und Rechtsurteile zu beachten. Dabei stehen die Regelungen im Arbeitsvertrag über dem Tarifvertrag und diese wiederum vor den gesetztlichen Vorgaben. Dies trifft insbesondere bei Ausschlussfristen zu die vertraglich kürzer sein können als die gesetztlichen Fristen! Somit ist zwingend auf die Fristen in den Individuelverträgen zu achten. Urteile aus der Rechtssprechung sind Fallspezifisch, jedoch in der Regel mit Signalwirkung für die allgemeine Rechtsauffassung.

Somit ergibt sich, dass zuallererst ein Blick in den Arbeitsvertrag geworfen werden sollte. Dort werden Fristen oft allgemein formuliert, in dem "Ansprüche die sich aus dem Arbeitsverhältnis ergeben", innerhalb von X Wochen schriftlich geltend gemacht werden sollen. In solchen Fällen hat der Arbeitnehmer X Wochen Zeit sein Arbeitszeugnis anzufordern, nach Ablauf dieses Zeitraums ist der Anspruch erloschen.

Sollte im Arbeitsvertrag keine solche Regelung zu finden sein, sollte als nächstes der Tarifvertrag überprüft werden. Hier empfiehlt es sich den Personalrat, Betriebsrat oder die Gewerkschaft anzusprechen und die Fristen zu erfragen.

Wenn weder im Arbeits- noch im Tarifvertrag Ausschlussfristen zu finden sind, greifen die gesetzlichen Fristen. Im Bürgerlichen Gesetztbuch §195 ist die "Regelmäßige Verjährungsfrist" definiert. Daraus ergibt sich eine Verjährungsfrist von 3 Jahren für das Anrecht auf ein Arbeitszeugnis. Dabei gilt nicht das exakte Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnis als Start der dreijährigen Verjährung, sondern der Zeitraum startet jeweils zum Jahresende. Das heißt laut §199 BGB erlischt die gesetzliche Frist bei einem Arbeitnehmer, der zum 31. März 2018 aus dem Unternehmen ausgetreten ist zum 31. Dezember 2021.

Diesen gesetzlichen Vorgaben stehen jedoch Rechtsurteile zum Thema Fristen bei Arbeitszeugnissen gegenüber. Das Landesarbeitsgericht Hamm hat im Jahr 2000 (09.09.2000, Az.: 4 Sa 714/99) die gesetztliche Verjährungsfrist für das Ausstellen von Arbeitszeugnissen auf 1 Jahr festgelegt. Daraus ergibt sich, dass jeder Arbeitnehmer spätestens innerhalb eines Jahres seinen Anspruch auf die Erstellung eines Arbeitszeugnisses schritlich beim Arbeitgeber gelten machen muss.


Wann und wie ein Arbeitszeugnis anfordern

Wie bereits oben geschrieben liegt es in der Verantwortung des Arbeitnehmers seinen gesetztlichen Anspruch geltend zu machen. Insbesondere in größeren Unternehmen mit entsprechenden Personalabteilungen bestehen oftmals festgelegte Prozesse für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Hierzu gehört die Erstellung und Übergabe eines Arbeitszeugnisses. Dies muss aber nicht der Fall sein und auch bei kleineren und mittelständigen Unternehmen sind solche Prozesse oft nicht standardisiert. Deshalb sollte jeder Arbeitnehmer proaktiv nach seinem Arbeitszeugnis verlangen.

Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder das Arbeitszeugnis wird direkt zusammen mit der Kündigung angefordert oder die Aufforderung wird separat schriftlich mitgeteilt. Der einfachere und zu empfehlende Weg ist es, das Arbeitszeugnis direkt bei der schriftlichen Kündigung mit anzufordern. Dies hat gleich mehrere Vorteile: Zum einen spart man sich den zusätzlichen zeitlichen und monetären Aufwand, insbesondere bei postalischer Zustellung. Zum anderen geht man somit sicher alle Fristen definitiv einzuhalten. Unabhängig davon, ob der Arbeitgeber standardmäßig ein Arbeitszeugnis für alle Mitarbeiter erstellt oder nicht, ist man somit auf der sicheren Seite.

Für das Anfordern eines Arbeitszeugnissen haben wir für beide Fälle eine kostenlose Vorlage für dich erstellt. Diese kannst du als PDF- oder Word-Datei herunterladen und nach deinen Bedürfnissen anpassen.

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Trotz Aufforderung erhalte ich kein Arbeitszeugnis, was kann ich tun?

Sollte der Arbeitgeber auf die Aufforderung nicht reagieren, so sollte zunächst das persönliche Gespräch gesucht werden. Im besten Fall sollte der Arbeitnehmer parallel dazu schriftlich erneut aufgefordert werden. Dazu kann die Mustervorlage von oben leicht modifiziert verwendet werden. In den meisten Fällen liegt es nicht daran, dass sich der Arbeitgeber weigert ein Arbeitszeugnis auszustellen, sondern es fehlen lediglich die Ressourcen im Personalmanagement. Es empfiehlt sich somit freundlich zu bleiben, aber für evtl. spätere Rechtsverfahren eine schriftliche Mahnung inkl. Bearbeitungsfristen zuzustellen. Diese Frist sollte 2 Wochen ab Zugang des Schreibens betragen. Um den Arbeitsaufwand auf Seiten des Unternehmens zu verringern und zu vermeiden, dass der Vorgang durch Anpassungswünsche zusätzlich verlängert wird, empfiehlt es sich ein Zeugnisentwurf direkt mitzuschicken. Dieser Entwurf sollte selbstverständlich vorher überprüft worden sein.

Sollte der Arbeitgeber das Gefühl vermitteln, der Aufforderung nicht oder nicht zeitnah genug nachkommen zu wollen, so kann im Mahnschreiben darauf hingedeutet werden, dass nach Ablauf der gesetzten Frist das Arbeitszeugnis gerichtlich eingeklagt wird. In diesem Fall sollte das Mahnschreiben als Einschreiben mit Rückschein zugestellt werden.

Sollte sich der Arbeitgeber trotz Mahnschreiben und Androhung einer gerichtlichen Auseinandersetzung nicht bereit zeigen, ein Arbeitszeugnis zu erstellen, bleibt nur der Weg vor Gericht. Vor dem Arbeitsgericht kann dann der bestehende Anspruch geltend gemacht werden. Hierfür sollte ein Rechtspfleger oder Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzugezogen werden. Welche Ansprüche bestehen und welche Entscheidungen bei der Gestaltung der Arbeitszeugnisse von Arbeitsgerichten bereits gefällt wurden, kann in unsere Sammlung von Rechtsurteilen nachgelesen werden.


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